Protempo il primo degli applicativi di Inscaenam
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10 Set 2021

Protempo il primo degli applicativi di Inscaenam

Seonweb è lieta di annunciarvi la nascita di “Inscaenam” un nuovo pacchetto di applicativi in cloud per le aziende dello Spettacolo.

Il pacchetto Inscaenam, nasce con e per il teatro e offre delle soluzioni digitali per le imprese dello spettacolo, col fine di aiutarle, alleggerendo il carico di lavoro del reparto amministrativo e della produzione, sempre più oberato.

 

Dopo un’attenta fase di analisi e sviluppo, che continua tutt’ora, e una serie di migliorie e di funzionalità, possiamo affermare, che dopo una fase di test operativi in un processo di gestione reale, il nostro primo progetto ProTempo, è pronto nella sua prima versione.

La definiamo prima, perché abbiamo molte implementazioni da fare per renderlo sempre più completo e funzionale.

ProTempo è una piattaforma  per la gestione della contrattualistica di artisti e collaboratori di Organizzazioni, Aziende, Enti, Fondazioni dello spettacolo, ma allo stesso tempo, effettua la creazione di un database di utenti, raccogliendo informazioni di carattere anagrafico, artistico, fiscale e previdenziale nel rispetto della GDPR.

Grazie ai dati raccolti, diversi reparti organizzativi vengono facilitati nello svolgimento delle loro mansioni, velocizzando quei processi ripetuti e ripetitivi che spesso rallentano le produzioni o la presentazione di documentazioni ministeriali.

 

Ecco alcuni dei dati raccolti

  • Archivio dati artistici ( foto, misure, video )
  • Archivio dati Anagrafici artisti e collaboratori
  • Archivio contratti e incarichi per artista, per opera/evento, per stagione
  • Report giorni lavorativi per opera, stagione ed artista
  • Archivio digitale documenti 

 

Lato UX

La piattaforma, ha due facciate, una lato utente ed una lato amministratore.

Dal punto di vista della UX il lato utente della piattaforma è stato progettato di semplice utilizzo soprattutto dal punto di vista mobile, visto che gli artisti sono spesso in movimento, mentre lato amministratore si è scelto di curare di più l’aspetto desktop, nonostante via sia la versione mobile (utile in caso di produzioni itineranti).

 

IL PROCESSO

Dopo un’attenta analisi su alcuni processi reali di produzione di uno spettacolo e/o evento, abbiamo individuato quali erano le principali problematiche di gestione dei diversi reparti e ci siamo concentrati sulla creazione di un processo e sull’implementazione di funzionalità interne al sistema, che man mano facciano diminuire drasticamente le ore lavoro dedicate ad alcuni aspetti amministrativi e di produzione, eccone alcuni:

  • Check automatici scadenza Documenti Identificativi Artisti
  • Ribaltamento data Entry all’artista/collaboratore
  • Inserimento funzioni di controllo sul data entry per evitare il più possibile errori e/o omissioni di dati o documenti
  • Firme a distanza dei contratti
  • Funzioni di ricerca veloci su artisti, eventi, contratti
  • Archivio Cartaceo azzerato

il risultato ottenuto è che nel primo anno di utilizzo la riduzione di ore di lavoro del reparto amministrativo dedicate alla gestione dei contratti è diminuita del 45% e nel secondo anno si è raggiunto l’80% sempre per i contratti e del 40% per quello dedicato alla presentazione di report ministeriali.

Anche per gli artisti/collaboratori dopo la prima fase di data entry, il processo di contrattualizzazione con l’Organizzatore risulta risulta essere molto più semplice e veloce.

 

LE FUNZIONI

Ecco di seguito alcune delle funzioni suddivise tra Amministratore ed Utente

L’Amministratore di sistema può:

  • avviare processi di registrazione per l’utente
  • creare stagioni
  • creare eventi collegati. 
  • avviare incarichi
  • approvare documenti degli utenti
  • approvare dichiarazioni di esenzione
  • approvare contratti
  • aggiungere addendum

 

L’UTENTE può:

  • Caricare i propri dati anagrafici, artistici, fiscali, previdenziali
  • Caricare Documenti
  • Ricevere richieste di incarico
  • Approva i dati ed i documenti già caricati per la stipula del contratto
  • Carica documenti scaduti o da aggiornare
  • Firma ed invia all’approvazione i contratti

 

In Futuro

Come già detto siamo alla versione 1.0 di Protempo, per cui sono in serbo diverse funzionalità e migliorie alla piattaforma, come ad esempio:

  • Contratti multievento e multidata
  • Firma digitale del contratto per dematerializzazione completa dei documenti
  • Gestione Mandato per Agenti

e tanto tanto altro.

 

Inoltre, stiamo sviluppando ProSet, per la gestione online e in-cloud dei casting, nonché in supporto di Protempo,  prossimamente si affaccerà sul mercato.

 

La parola innovazione è un must che SeonWeb abbraccia, in tutti i prodotti e servizi che offre. 

Lasciati incuriosire dalla novità: vieni a scoprire Inscaenam.

https://www.inscaenam.it/it/

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